Konsep Dasar Sistem

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua
pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:

a. Prosedur
Yaitu “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan
kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai
tujuan tertentu”.
Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang
digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus
dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan
bagaiman (how) mengerjakannya.

b. Komponen/elemen
Yaitu “kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu”.
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub
sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang
lebih kecil.
Contoh :
Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem
akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem
akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya,
seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan
rugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian
sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada
satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin
tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi
atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.
Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.
Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada
perencanaan dan pengendalian (feedback).

+————————————————————————–+
: System : In data processing, a collection of men, machines, and :
: methods organized to accomplish a set of specific functions. :
+————————————————————————–+

+————————————————————————–+
: Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang :
: analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai :
: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu :
: sistem tersebut. :
+————————————————————————–+

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai
suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan
objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah “sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik”. (Contoh : Sistem Teologia).
Sistem fisik adalah “sistem yang ada secara fisik”.
(Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem alamiah adalah “sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak
dibuat manusia”. (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).
Sistem buatan manusia adalah “sistem yang dirancang oleh manusia dan
melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin”.
(Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan
pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer
melalui program).
Sistem tak tentu adalah “sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas”.

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah “sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya”. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
(kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada
hanyalah relatively closed system.
Sistem terbuka adalah “sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya”. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga
harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki
fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan,
kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-
laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak
akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan
yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan
pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang
rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian
transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai
fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem,
untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem :

1. Definisikan masalahnya.
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah
mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output
kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang
lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit
untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang
dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan
mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman
tentang sistem.
a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan
lingkungan?
c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir
serta apa rumusan pengembangannya ?

3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut
Pilihan apa saja yang
tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal
tersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

5. Terapkan alternatif tersebut.

6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan
yang telah dilakukan terhadap sistem.

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

+————————————————————————–+
:No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:
+————————————————————————–+
:1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan :
: : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis :
+————————————————————————–+
:2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan :
: : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem :
+————————————————————————–+
:3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? :
: : tujuan (goal seeking) : :
+————————————————————————–+
:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :
: : dan keluaran : masukan dan keluaran :
+————————————————————————–+
:5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan :
: : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari :
: : keluaran : masukan :
+————————————————————————–+
:6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis :
: : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi :
+————————————————————————–+
:7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan :
: : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus :
: : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja :
: : : mereka serta harus dikendalikan :
+————————————————————————–+
:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas :
: : : yang berhirarki; sistem terdiri dari :
: : : hirarki subsistem :
+————————————————————————–+
:9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- :
: : adanya diferensiasi : bagian khusus :
+————————————————————————–+
:10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah :
: : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang :
: : : dikehendaki :
+————————————————————————–+

Pengendalian Sistem

Manusia memiliki kemampuan membela diri untuk kelangsungan hidupnya ,begitu pula dengan sebuah sistem .Untuk dapat melangsungkan hidup sebuah sistem pembelaan diri berupa sistem pengendalian .Pengendalian tersebut dapat berupa pengendalian umpan balik(feed back control system), pengendalian umpan maju(feed forward control system), pengendalian pencegahan(preventive control system).
Sistem pengendalian umpan balik(feed back control system) merupakan proses mengukur keluaran sistem yang dibandingkan dengan standar tertentu .Apabila ada penyimpangan akan dikoreksi dengan mengirimkan masukan untuk melakukan penyesuaian terhadap proses agar keluaran berikutnya sesuai dengan yang diinginkan atau sesuai dengan standar yang ada .Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan dan proses agar suatu sistem dapat berjalan sesuai dengan tujuan .Dalam sistem pengendali umpan balik ini terdapat komponen dasar antara lain kondisi yang dikendalikan ,sensor yang digunakan untuk mengukur kondisi ,pembanding , pengatur .Sistem umpan balik juga dapat disebut dengan umpan balik negatif (negative feed back) karena hasil yang negatif akan disesuaikan sehingga menjadi lebih baik untuk masukan bagi proses lain .

Sistem pengendalian umpan maju (feed forward cotrol system) merupakan sistem pengendali dengan mendorong proses dari sistem untuk mendapatan hasil yang lebih baik lagi sebelum terjadinya penyimpangan .Sistem pengendali umpan maju merupakan suatu perbaikan dari sistem pengendalian umpan balik yang memiliki kelemahan apabila kondisi yang akan dibandingkan sangat besar .
Sistem pengendalian pencegahan(preventive control system) merupakan sistem pengendalian yang melakukan pencegahan sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang akan merugikan agar tidak masuk kedalam sistem tersebut dengan kata lain pengendalian sistem pencegahan juga dapat disebut dengan perlindungan sistem .